E-Rechnung: Das ist zu beachten

Rechnungen schreiben und empfangen gehört zum Alltagsgeschäft aller Unternehmen. Ab Januar 2025 ändern sich die gesetzlichen Vorgaben. Grundsätzlich gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle sogenannten B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen, die jeweils ihren Unternehmenssitz in Deutschland haben. B2B steht für „Business to Business“, meint also Geschäfte, die von Unternehmer zu Unternehmer getätigt werden.

Ab dem 01. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Als E-Rechnung gilt nur eine XML-Datei. PDF-Dateien sind keine E-Rechnungen mehr. Hier gibt es keine Übergangsfristen.
Bis zum 31. Dezember 2026 können Ausgangsrechnungen weiterhin als Papierrechnung oder als PDF-Datei erstellt und verschickt werden.

Liegt der Jahresumsatz eines Unternehmens im Jahr 2026 unter 800.000 Euro, dürfen diese noch bis zum 31. Dezember 2027 Rechnungen per Post oder als PDF-Dokument verschicken. Spätestens ab 2028 müssen die Unternehmen den Rechnungsversand auf E-Rechnung umgestellt haben.

Ab dem 01. Januar 2028 gilt die E-Rechnung dann für alle Unternehmen als Pflicht, wenn es sich um B2B-Geschäfte innerhalb Deutschlands handelt. Papierrechnungen oder per E-Mail verschickte PDF-Dokumente sind dann nicht mehr gültig.
Quelle: MRD